جهت راه اندازي واحد خدمات پس از فروش قبل از تهيه نرم افزار خدمات پس از فروش نياز به يک ساختار سازماني در خدمات پس از فوش ميباشد. چراکه استقرار نرم افزار خدمات پس از فروش بدون پياده سازي سخت افزاري اين واحد کاري بدون بهره يا با بهره وري پايين خواهد بود.در اين مقاله به پست هاي سازماني واحد خدمات پس از فروش و روش هاي استقرار سخت افزاري آنها مي پردازيم.
واحد روابط عمومي:
اين واحد پل ارتباطي بين مشتريان و خدمات پس از فروش مي باشد. در واقع کليه مکاتبات بين مشتريان و شرکت که از طريق تلفن، فکس، پيامک، مراجعه حضوري، ايميل، تيکت و ... در اين واحد دريافت و ثبت مي شود. ممعمولا واحد روابط عمومي مي تواند با روابط عمومي سازمان اصلي نيز مشترک باشد و کارهاي واحد خدمات را ارجاع دهد.
واحد پذيرش:
اين واحد ثبت کننده اطلاعات مشتري و سرويس مي باشد. اين پست مي تواند يکي از پرسنل فني شرکت يا يک فرد معمولي فقط ثبت کننده اطلاعات باشد، ولي بايد تا حدودي قوانين و ساختار شرکت و اطلاعات فني را داشته باشد. در اين قسمت کليه اطلاعات مشتري، نوع سرويس، اطلاعات محصول، نوع سرويس، عيب و هر ديتايي که از طرف مشتري مي باشد ثبت شود. پذيرش مي تواند از روابط عمومي ارجاع شود يا تلفني باشد يا مراجعه حضوري.
اين قسمت جمع کننده اطلاعات اوليه مشتريان و سرويس مي باشد. از کليه اطلاعت جمع آوري شده در اين قسمت به عنوان بانک اطلاعاتي مشتريان شرکت مي توان استفاده تبليغاتي کرد يا در باشگاه مشتريان شرکت ثبت کرد.